Survival mode: 10 tips for doing a complex task with a deadline close at hand

El modo supervivencia: 10 consejos para hacer una tarea compleja con un deadline cercano

Spanish version below

It is essential to me that my academic activities do not stress me out. I therefore plan and schedule the tasks I do every day weeks in advance, following the timeblocking method. This allows me to be efficient without having a hard time.

But sometimes, just sometimes, I go into survival mode.

Survival mode, or DEFCON 1, is when you have a task or set of tasks that require a lot of effort, and the time you have to finish them is so short, that you can't do them without making an extra effort or abandoning other tasks you had scheduled.

I make a huge effort every day not to go into survival mode; I hate it. It means a failure in one of the principles that give me stability: academic life is enjoyed, not suffered. Assignments are scheduled so that they don't give us anxiety. There is time for everything.

But sometimes, there are unexpected opportunities, which can be very positive. And they appear unexpectedly. They may be very complex, but they can bring you magic.

Six weeks ago, the terms and conditions for research grants in my region were published: the PROMETEO grants. I realized this was an excellent opportunity for our research group. I decided to submit a complex project involving three medical specialties and basic researchers, which I have been developing with my colleagues for the last year.

I had three weeks to write and agree on a project with six people from 3 institutions. And it all coincided with the race against pancreatic cancer that I organized in Alicante, my city, and which was held on 19 November. Both tasks are gigantic on their own, but together, they are fearsome.

Survival mode.

Here are my tips for when you go into survival mode.

1. Before going into survival mode, consider whether it's worth it. You are going to focus on one complex task and leave the others. What are the implications? Is the reward worth it? Will you have time enough, or will you do this task badly and not only not get your reward, but also lose your efficiency on other things?

2º. Review the commitments you have in the survival period. The concentration and anxiety to finish the task that absorbs you may make you forget something important that, if not done, will have negative consequences. Maintain order within the chaos.

3º. Consider whether to put an automatic reply in your email warning that it will take you a while to reply; people tolerate it better if you don't reply to their emails if you warn them. Also, check your e-mails daily by reading the titles of the e-mails quickly, opening the ones that seem most important, so there is not something important that you should know. Be sure to reply to emails saying you will be late because you have an urgent task.

4º. Prioritize your tasks. Choose well what you leave undone. In my case, I couldn't write this blog for two weeks, forgive me! I also left aside articles I was writing with my people (sorry Lucía, Belén and Karina), with collaborators from other centers (sorry Cem and Raúl!), the general planning of our research group, I didn't present abstracts at a research day at my hospital, I stopped tasks I had to do for scientific societies (sorry Dawn!)... Moreover, if you have an unavoidable task, lower the quality to invest less time in it.  You are surviving.

5º.  Be efficient. Don't waste time with nonsense; create first a minimum result that guarantees that the task is done—a simple draft, but well done, solid, firm. With the time you have left, decorate it, make it beautiful, and make it shine like a supernova. Wasting your time on nonsense that is not worthwhile in this all-consuming task is strictly forbidden in survival mode. If you leave everything aside, be efficient.

6º. If there comes a time when going on is not worth it, accept it and get out of survival mode. There is a famous bias in entrepreneurship: one tends to invest time and money in projects in which one has already invested time and money out of anger that this effort will be lost by abandoning it. Sometimes, it is not worth continuing with a task or project, but we persist because of all the effort invested in it.

7º. Ask for help. In my case, my colleagues Karina Cárdenas and Sandra Baile, with whom I share the Bilio-Pancreatic Unit at my hospital, covered several days of my healthcare activity; thanks! This was crucial to finish the project for the fellowship. Get time by asking for help from colleagues, from people to help you with the tasks you put aside, from your family to use your private time to finish the task.

8º. Plan your work, and do not let panic make you make mistakes. The grant I applied for required a series of documents and permissions. Some of these documents took days to obtain. It would have been a big mistake not to plan to get them with such a tight deadline. With the help of our clinical trials coordinator, Alicia Vaillo, we planned to obtain the necessary documents and permits from the beginning. Analyze the task initially, and plan how and when to tackle its parts so your effort is not wasted.

9º. If you have collaborators, invest time at the beginning so that they understand the importance of the task, the tight timeframe to solve it, and the need for commitment. I was lucky; my colleagues responded quickly and effectively, but this is not always the case. You can talk to them initially and discuss whether they will be involved and want to stay on the project.

10º. Survival mode should be infrequent, rare, the exception. Something that happens when you have unexpected complex tasks: a surprise within a previous order. If you live continuously in survival mode, you don't know how to plan but don't worry, I have a course that teaches you how to do it: I show you how to be extremely efficient, without stress, with maximum academic productivity and balance with your family without the academy being a source of anxiety:

Would you happen to have any tips or tricks for survival mode? Let us know in the comments thread on the web version of this blog.

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El modo supervivencia: 10 consejos para hacer una tarea compleja con un deadline cercano

Para mí es muy importante que mis actividades académicas no me estresen. Para ello planifico y programo exquisitamente las tareas que hago cada día con semanas de antelación, siguiendo el método de timeblocking. Esto me permite ser eficiente sin pasarlo mal.

Pero a veces, solo a veces, entro en modo de supervivencia.

El modo de supervivencia, o DEFCON 1, es cuando tienes una tarea o conjunto de tareas que requiere mucho esfuerzo, y el tiempo que tienes para terminarlas es tan escaso, que no puedes hacerlas sin hacer un esfuerzo extra o abandonar otras tareas que tenías programadas.

Hago un gran esfuerzo diario para no entrar en modo supervivencia, lo odio. Significa un fallo en uno de los principios que me dan estabilidad: la vida académica se disfruta, no se sufre. Las tareas se programan para que no nos den ansiedad. Hay tiempo para todo.

Pero a veces hay oportunidades inesperadas, que pueden ser muy positivas. Y aparecen de forma inesperada. Y son muy complejas, pero te pueden traer magia.

Hace seis semanas se publicaron las bases de unas becas de investigación de mi región: la becas PROMETEO. Me di cuenta de que eran una gran oportunidad para nuestro grupo de investigación y decidí presentar un proyecto muy complejo, que involucra a tres especialidades médicas y a investigadores básicos, que llevo desarrollando con mis compañeros desde hace 1 año.

Tenía tres semanas para escribir un proyecto y consensuarlo con 6 personas de 3 instituciones. Y todo coincidía con la carrera contra el cáncer de páncreas que organizo en Alicante, mi ciudad, y que se celebró el 19 de noviembre. Ambas tareas son por separado gigantescas, juntas, temibles.

Modo supervivencia.

Estos son mis consejos para cuando entres en modo supervivencia.

1º. Antes de entrar en modo supervivencia medita si merece la pena. Vas a focalizarte en una tarea compleja y dejar las demás. ¿Qué implicaciones tendrá? ¿La recompensa merece la pena? ¿Te dará realmente tiempo, o harás esta tarea mal y no solo no conseguirás tu recompensa, sino que además perderás tu eficiencia en otras cosas?

2º. Revisa los compromisos que tienes en el periodo de supervivencia. La concentración y la ansiedad por terminar la tarea que te absorbe puede que te haga olvidar algo importante que, si no se hace, tendrá consecuencias negativas. Mantén un orden dentro del caos.

3º. Valora si poner una respuesta automática en tu correo electrónico avisando de que tardarás en contestar, la gente tolera mejor que no respondas a sus correos electrónicos si les avisas. Además, revisa diariamente tu correo leyendo rápidamente los títulos de los emails, abriendo los que parezcan más importantes, no haya algo importante que debas saber. Valora responder a los correos avisando que tardarás porque tienes una tarea urgente que hacer.

4º. Prioriza tus tareas. Elije bien lo que dejas de hacer. En mi caso, no pude escribir este blog durante dos semanas, ¡perdonadme! También dejé de lado artículos que estaba escribiendo con mi gente (¡perdonad, Karina, Lucía y Belén!), con colaboradores de otros centros (¡perdonad Cem y Raúl!), la planificación general de nuestro grupo de investigación, no presenté abstracts a una jornada de investigación de mi hospital, paré tareas que tenía que hacer para sociedades científicas... Además, si tienes una tarea ineludible, baja la calidad para invertir menos tiempo en ella. 

5º.  Sé eficiente. No pierdas el tiempo con tontería, crea primero un resultado mínimo que garantice que la tarea está hecha. Simple pero bien hecho, sólido, firme. Con el tiempo que te sobre, adórnalo, hazlo bonito y que brille como una supernova. Perder el tiempo con tonterías que no merezcan la pena en esta tarea que te absorbe está terminantemente prohibido en modo supervivencia. Si dejas todo de lado, sé eficiente.

6º. Si llega un momento que seguir no merece la pena, asúmelo y sal del modo supervivencia. Hay un sesgo muy famoso en emprendimiento: uno tiende a invertir tiempo y dinero en proyectos en los que ya ha invertido tiempo y dinero, por rabia a que ese esfuerzo se pierda al abandonarlo. A veces, no merece la pena seguir con una tarea o proyecto, pero nos empeñamos por todo el esfuerzo invertido en él.

7º. Pide ayuda. En mi caso, mis compañeras Karina Cárdenas y Sandra Baile, con las que comparto la Unidad Bilio-Pancreática de mi hospital, cubrieron varios días de mi actividad asistencial ¡Gracias de corazón! Esto fue crucial para acabar el proyecto para la beca. Consigue tiempo pidiendo ayuda a compañeros, a gente que te ayude con las tareas que dejas de lado, a tu familia para usar tu tiempo personal en acabar la tarea.

8º. Planifica la tarea y no dejes que el pánico te haga cometer errores. La beca a la que me presenté necesitaba una serie de documentos y permisos. Algunos de estos documentos tardaban días en conseguirse. Hubiera sido un gran error no planificar el conseguirlos con un deadline tan estrecho. Con ayuda de la coordinadora de nuestros ensayos clínicos, Alicia Vaillo, planificamos desde el principio obtener los documentos y permisos necesarios. Analiza al principio la tarea, y planifica cómo y cuándo abordar sus partes para que el esfuerzo que hagas no sea en balde.

9º. Si tienes colaboradores, invierte tiempo al principio en que entiendan la importancia de la tarea, lo ajustado del tiempo para solucionarla, y la necesidad de compromiso. Yo tuve suerte, mis compañeros respondieron de forma rápida y efectiva, pero no siempre es así. Puedes al principio hablar con ellos y discutir si realmente van a estar implicados y si quieren permanecer en el proyecto.

10º. El modo supervivencia debe ser infrecuente, raro, la excepción. Algo que ocurre cuando tienes tareas complejas inesperadas: una sorpresa dentro de un orden previo. Si vives continuamente en modo supervivencia es que no te sabes planificar, pero no te preocupes, tengo un curso que te enseña a hacerlo: te enseño cómo ser extremadamente eficiente, sin agobios, con una productividad académica máxima y equilibrio con tu familia sin que la academia sea fuente de ansiedad:

¿Tienes tus propios trucos o sugerencias para el modo supervivencia? Coméntalos en el hilo de comentarios en la versión web de este blog

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