Writing the perfect grant is like planting a tree

Escribir la beca perfecta es como plantar un árbol

Picture by Todd Quackenbush

Spanish version below

Applying for a grant is an art. I love writing the project to apply for a grant (I'm a bit of a weirdo...). I have secured over 600,000 euros in grants for clinical research projects since 2009 and have acted as a grant reviewer numerous times. Preparing a grant is like planting a tree. Let me tell you about my experience.

Choose the right seed: what fruits do you want to get?

When you apply for a grant, the project must be worthwhile and relevant. In clinical projects: does it directly help patients, does it change clinical practice, does it save resources, does it optimize patient management? The juicier the fruit on your tree, the more likely you will receive the grant. The institutions issuing the grant may be interested in specific fruits (see next section), so match the objectives of your study to the objectives of the institutions.

Study the soil in which you are going to plant the tree

The soil where you plant the seed is the grant's philosophy and the reviewers' philosophy. Every grant has a "political" objective. Before writing a grant, you must read its terms and conditions carefully; you must understand what the institutions issuing the grant want to support, what kind of researchers, and what kind of studies. It may be for junior or senior researchers, highly translational projects, or pure basic science... Read the rules word by word, understand the philosophy, the policy of the grants, take notes, learn what type of groups or studies they want to support, and build your project taking this into account. You must study the scale in the rules: what is given more points? Adapt your project and curricula to this.

On the other hand, understand the reviewer. It is a position of responsibility, as it decides to whom funds are given. What is the reviewer's great fear? Giving resources to someone who will waste them, who will not get the project done, who will take those funds away from other groups who could have done a good study. So they will read the whole project, gauging whether you are worthy of funding, or they see suspicious signs that there is insufficient consistency in the project or the team.

Digging the seed hole with help: the importance of the research team

The team is a critical issue and could determine whether or not you get the grant. Choosing a team is not easy. It depends a lot on the philosophy of the grant. If excellence is highly prized and you include many people with poor CVs in the team, you will probably have fewer chances of getting it. However, it is challenging to have collaborators with very good CVs as they will likely apply for this type of grant as principal investigators and will have incompatibility in participating in your project. On the other hand, young members of your team need to be included in grants to advance their curriculum... Study the rules, understand which teams the institutions issuing the grants want to support, and try to find a good balance.

Multidisciplinarity, including nurses, patients or patient associations, parity in the team... all of this is good when applying for a grant.

The tree must grow upwards; it must not bend

The study's design must be robust so that the tree grows in the right direction: upwards. The methodology must be perfect. It is a widespread failure to do a sample size calculation incorrectly or not at all. The sample size tells you how many patients you need for your study to answer the research question; it allows you to match resources to the patients you need. This part is essential and often neglected. Check your study with methodological experts; we want the tree trunk to be strong. On the other hand, try not to leave blank sections in the grant application. Try to put something in each of them, as leaving them empty in many cases is equivalent to not receiving any points in that section, even if the reviewer is favorable to your proposal. Sometimes, the reviewer is convinced that your project is worthwhile, so give him/her a chance to help you.

Prune the ugly branches

A reviewer doesn't like a tree with ugly branches. Watch out for silly mistakes in your project. I have seen projects with parts in Spanish and others in English, with spelling mistakes, paragraphs that contradict each other, sentences that are cut off... For a reviewer, if you cannot write a project proposal correctly, you won't be able to do a complex study like the one that applies for the grant. Check the coherence, grammar, and spelling of the whole project, and read it several times before sending it (I do it obsessively until there are almost no mistakes).

The curriculum vitae is a widespread source of errors. It is common for collaborators to give their curriculum vitae poorly done, with errors, mistakes, and missing information necessary for scoring... Ask for the curriculum vitae of your collaborators with time, review them, and demand that they are perfect. Remember to align the information in the CV with the philosophy of the grant, and show the achievements that score the most points in the scholarship conditions more comprehensively. For example, if it is a scholarship that supports collaborative work, show in a special and exhaustive way the collaborative work you have done in your CV.

Fertilize your study budget well

This part is essential. It's better to put exact prices than round figures. If a reviewer sees that you want to spend 1,500 euros on a computer, they will lower the figure given, as they will think you have rounded up from a lower figure. Look up the price of the computer and put it precisely, e.g. 1,355 euros. Too many rounded figures make reviewers suspicious. If you ask for funding for research staff, be careful that their work cannot easily be done by the team of collaborating researchers, detail well why the staff is needed and why the collaborators cannot take over the work.

Gradually learn how to apply for grants. Start with grants for young researchers from scientific societies, learn how to build projects to raise funds, and offer to review projects; you will learn a lot about the values of a grant reviewer, look for resources progressively, and grow with your people for the benefit of our patients.

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Escribir la beca perfecta es como plantar un árbol

Pedir una beca es un arte. A mí me encanta escribir el proyecto para pedir una beca (soy un poco raro…). He conseguido más de 600.000 euros en becas para proyectos de investigación clínica desde 2009 y he actuado como revisor de becas en numerosas ocasiones. Preparar una beca se parece a plantar un árbol. Déjame contarte mi experiencia.

Elige la semilla adecuada: ¿qué frutas quieres obtener?

Cuando pides una beca es esencial que el proyecto merezca la pena, debe ser relevante. En los proyectos clínicos, ¿ayuda directamente a los pacientes? ¿cambia la práctica clínica? ¿permite ahorrar recursos, optimiza el manejo de pacientes? Cuanto más jugoso sea la fruta de tu árbol, más posibilidades tendrás de recibir la beca. Las instituciones que emiten la beca pueden estar interesadas en frutas concretas (lee el apartado siguiente), adecúa los objetivos de tu estudio a los objetivos de las instituciones.

Estudia el suelo en el que vas a plantar el árbol

El suelo en el que plantas la semilla es la filosofía de la beca y de los revisores. Toda beca tiene un objetivo “político”. Antes de escribirla debes leerte bien sus bases, debes entender qué es lo que se quiere apoyar, a qué tipo de investigadores y tipo de estudios. Puede ser a investigadores junior, senior, a proyectos que sean muy traslacionales, a ciencia muy básica… Lee, palabra por palabra las bases, entiende la filosofía, la política de las becas, toma notas, aprende a qué tipo de grupos o estudios se quiere apoyar, y construye tu proyecto teniéndolo en cuenta. Es importantísimos que estudies el baremo en las bases: ¿a qué se da más puntos? Adapta proyecto y currículos a ello.

Por otro lado, entiende al revisor. Es un cargo con responsabilidad, ya que decide a quién se dan fondos. ¿Cuál es el gran miedo del revisor? Dar recursos a alguien que los vaya a desaprovechar, que no consiga hacer el proyecto, que se quite esos fondos a otros grupos que podrían haber hecho un buen estudio para malgastarlo en un proyecto que naufraga. Por ello, leerán el proyecto entero calibrando si mereces la confianza de recibir fondos, o ven señales sospechosas de que no hay suficiente consistencia en el proyecto o en el equipo.

Cavando el agujero para la semilla con ayuda: la importancia del equipo de investigación

Un tema importantísimo y que puede determinar que te den o no te den la beca es el equipo. Y elegirlo no es fácil. Depende mucho de la filosofía de la beca. Si se premia mucho la excelencia e incluyes en el equipo a muchas personas con un currículo pobre, probablemente tendrás menos posibilidades de obtenerla. Sin embargo, es difícil tener colaboradores con muy buenos currículums ya que probablemente ellos pidan este tipo de becas como investigadores principales, y tendrán incompatibilidad. Por otro lado, los miembros jóvenes de tu equipo necesitan estar incluidos en becas para avanzar en su curriculum… Estudia las bases, entiende qué equipos quieren apoyar las instituciones que emiten las becas, e intenta encontrar un buen equilibrio con todo ello.

La multidisciplinariedad, el incluir enfermería, a pacientes o asociaciones de pacientes, la paridad en el equipo… todo ello es bueno a la hora de solicitar una beca: da más solidez al proyecto.

El árbol debe crecer hacia arriba, que no se doble

El diseño del estudio debe ser muy robusto para que el árbol crezca en la dirección correcta: hacia arriba. La metodología debe ser perfecta. Es un fallo muy frecuente el no hacer un cálculo de tamaño muestral o hacerlo mal. El tamaño muestral te dice cuántos pacientes necesitas para que tu estudio conteste a la pregunta de investigación; permite adecuar los recursos a los pacientes necesarios. Esta parte es muy importante y con frecuencia se descuida. Revisa con expertos en metodología tu estudio, hila todo bien, queremos que el tronco del árbol sea fuerte. Por otro lado, intenta no dejar apartados en blanco en la memoria de la beca. Intenta poner algo en cada uno de ellos, ya que dejarlos vacíos en muchos casos equivale a no recibir ningún punto en ese apartado, incluso aunque el revisor sea favorable a tu propuesta. A veces el revisor está convencido de que tu proyecto merece la pena, has de darle la oportunidad de que te ayude.

Poda las ramas feas

A un revisor no le gustan los árboles con ramas estropeadas. Cuida los errores tontos en tu proyecto. Yo he visto proyectos con partes en castellano y otras en inglés, con faltas de ortografía, con párrafos que se contradicen, con frases que están cortadas… Para un revisor, si no eres capaz de escribir una memoria de un proyecto de forma adecuada, quizás no podrás tampoco hacer un estudio complejo como el que opta a la beca. Revisa la coherencia, la gramática y ortografía de todo el proyecto, léelo varias veces antes de mandarlo (yo lo hago de forma obsesiva, hasta que no hay casi fallos).

Una fuente muy frecuente de errores y que suele sentar mal a los revisores son los curriculum vitae. Es muy frecuente que los colaboradores den su curriculum mal hecho, con errores, con faltas, en los que falta información necesaria para puntuar… Pide los curriculum de tus colaboradores con tiempo, repásalos y exige que estén perfectos. Recuerda alinear la información del curriculum a la filosofía de la beca, muestra de forma más enfática y rica los logros que más puntúan en las bases de la beca. Por ejemplo, si es una beca que apoya trabajos colaborativos, muestra de forma especial y exhaustiva los trabajos colaborativos que hayas hecho en tu curriculum.

Abona bien el presupuesto del estudio

Esta parte es especialmente importante. Es mejor poner precios exactos que poner cifras redondas. Si un revisor ve que quieres gastar 1.500 euros en un ordenador, rebajará la cifra otorgada, ya que pensará que has redondeado desde una cifra menor. Busca el precio del ordenador y ponlo exacto, por ejemplo 1,355 euros. Muchas cifras redondas causan suspicacia en los revisores. Si pides fondos para personal de investigación, ten cuidado de que su trabajo no se pueda realizar fácilmente por el equipo de investigadores colaboradores, detalla bien por qué es necesario el personal, por qué no se puede asumir por los colaboradores ese trabajo.

Aprende poco a poco a pedir becas. Empieza con becas destinadas a investigadores jóvenes de las sociedades científicas, aprende a construir proyectos para captar fondos, ofrécete para revisar proyectos, aprenderás mucho de los valores que tiene un revisor de becas, busca recursos de forma progresiva, para crecer con tu gente, en beneficio de nuestros pacientes.