Procrastination and deadlines in clinical research: blue and red anxiety, and how to combat them

Don't let anxiety be your driving force in complex tasks

Picture by Christian Bowen

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It is winter in the steppe. You walk alone, in search of food. It has been a long time since the last big mammoth hunt, and snow covers the landscape. You just hope to find some small animal or roots to nibble on.

You hear a very subtle noise, a footfall in the snow. You stand still, looking in the sound's direction, searching for its source.

A wolf. He is alone, like you. It is thin, but it is a good specimen, in spring it will be fearsome. Now he languishes for the winter. It has one blue eye and one brown eye.

Flight or fight. You must decide. You feel a drum in your chest and energy in your muscles. Flight or fight.

You are on a slope, and nearby is a hill. You carry a tree branch as your only weapon. It is heavy and blunt. Fleeing uphill gives you an advantage because, if the wolf attacks, it will be difficult for it to jump on you. On the other hand, fighting and winning would give you a chance to eat the wolf's liver, a delicacy. A leg wound during the fight could mean your death in a few days. Or you could be eaten.

Wolf looks at you. He weighs your fighting ability. He looks for your weaknesses and predicts your strength. He is hungry, but you are not a sick fawn, but a human with a stick.

You back up the hill a little, stick held high, tense, threatening. The wolf does not move. You smell your own sweat, despite the cold. The wolf probably smells your fear, the air blows in its direction. You gain altitude. The wolf decides to flee, and before long you lose sight of it. It takes a while for the drum in your chest to calm down.

20,000 years later you meet again. You have been reincarnated as a physician doing his first year of gastroenterology residency. It's winter, but climate change makes it mild. There's no problem finding food - in fact, you've just had a sandwich and a bag of chips. You have the afternoon off. Your dog, Wolf reincarnated, looks at you. He's a Siberian Husky, he has one blue eye and one brown eye. His name is Wirsung. He wants you to give him a good walk. He is a little fat, you should measure the amount of food you give him, the vet always insists on it.

You feel a twinge of anxiety in your abdomen. The deadline to submit the abstract for the gastroenterology congress is February 1st. There are 3 weeks left. You should start writing it. You have data from 247 patients with acute pancreatitis. You must analyze them, interpret them and write the abstract. It is the first communication you are sending to a meeting, and you are not sure how to analyze the data. Dr. Angela Carbajal, gastroenterologist in charge of the pancreas unit, explained to you how to do it. You took notes, but when push comes to shove, just the thought of opening the statistics program makes you feel a drum in your chest. Dr. Carbajal was giving her explanations too fast, and you have never used that program. The notes won't be enough to handle you effectively. A pang of anxiety rises in your abdomen. Your life is not in danger, not even your physical integrity, but the anxiety dries your mouth.

Wirsung starts to whine. Owning a dog is a great responsibility. A good walk will do him good, especially with that extra weight. You decide to take him to the beach, play with him, and throw a stick at him until he can't take it anymore. After all, the deadline is 3 weeks away...

With 6 days to go until the congress deadline, you no longer feel the anxiety only in your abdomen. It's also in your chest, it's choking you. You open your laptop. The statistics program watches you from the coldness of your Mac screen. The program has no empathy for you. It only displays hundreds of data. You look at the notes you took with the instructions for use. You feel a drum in your chest, you don't understand anything. A cold, pungent-smelling sweat appears in your armpits.

Wirsung observes the human. Disappointed, he recalls similar situations from the past. When this happens, your owner gives you a very short walk. No stick. He will be irritable for the next few days. He doesn't quite understand why he's afraid, he smells it. Human things... They are very strange.

Procrastination, deadlines, anxiety

Do you know what I'm talking about? Of course, you do. We all do.

When we have to perform tasks that involve effort, we can do two things. Escape or cope. Flight or fight. The problem is that if the task is associated with a good load of anxiety, the temptation to run away is very great.

When you procrastinate it is because doing that task makes you fearful and uncertain. It is not that taking Wirsung to the beach makes you an exemplary person or that 3 weeks is enough and it makes no sense to start analyzing the study. You are anxious about analyzing the study.

Procrastinate derives from the Latin procrastinare, from pro (ahead) and crastinus, tomorrow. The Merrian-Webster dictionary defines it succinctly as "to put off intentionally the doing of something that should be done"

When you have to do a task, there are two types of anxiety. I call them blue anxiety and red anxiety.

Blue anxiety is the anxiety that comes from doing the task itself. Opening the statistical program you don't know how to use, writing an abstract when you have never done it before or when you don't feel capable of doing it well, writing a review of something you have no experience in and don't know where to get the information...

Red anxiety is the one generated by the possible consequences of not doing your tasks on time. You don't have time to write the abstract, you can't submit it, and you have to face the wrath of Professor Carbajal (her gaze, when she gets angry, is hard and penetrating, she looks straight into your soul and your weakness).

Blue is the fear of doing, red is the fear of not doing.

We start from a certain blue level of anxiety, the one that gives us to face the task. As the deadline approaches, red anxiety grows, the fear of not doing the task and facing the consequences. There is a threshold, which we will call DeMadaria's Equilibrium of Anxieties or DEA (I hope to go down in history for this, excuse my vanity) where red anxiety is balanced by blue anxiety and we start doing the task.

Each person has his or her DEA. Some do the task with a lower level of red anxiety (so they have more time to do it) and others need a lot of red anxiety (closer to the deadline). The lower your DEA, the more resolved you will be and the better you will work.

But if you think about it, this way of doing academic tasks is driven by anxiety. You can't enjoy doing it this way, it makes you inefficient and you live in a prolonged state of agony and hopelessness. Is it possible to get out of this perverse system?

Yes, it is possible.

In my first research tasks as a gastroenterology resident, I was driven by anxiety. I began research in the field of hepatology with José María Palazón, a physician in my department who is very didactic and an excellent hepatologist. I remember that the two of us would meet with the statistical advisor, José Sánchez Paya, a preventive medicine physician (and the person who taught me research methodology). José would explain to us how to do things and I would get blocked, I would feel anxiety in my abdomen, I would get lost... In the end, things came out, but at the cost of a lot of blue and red anxiety.

Eventually, I learned methodology, but there were always tasks that made me anxious, it's normal. The tasks piled up, I began to carry many things at once, to get involved in all kinds of activities. There came a time when I was living with constant anxiety. I even came to believe that academic activities are inescapably associated with anxiety, that it is part of the research.

This is not true. It is something to be avoided.

Run away or fight? Always fight. Always cope with tasks. Rational coping, little by little, day by day.

Schedule.

The only way out of the balance of anxieties is to schedule tasks day by day. Eliminate the anxiety of coping and the anxiety of the consequences of not doing it. Invest a little time each day in doing your academic (or non-academic, you can schedule yourself a nice walk with Wirsung) tasks so you don't need the powerful engine of anxiety to get it done.

The trick is to decide what tasks you do each day. I schedule myself every 3 or 4 weeks. I see what projects I'm involved in, what articles I need to review or write, what talks I need to give. I decide how much time I need for each task and assign each one a specific day or days, a time in my life that I will devote to that specific task. Spreading the work over those 3 weeks takes away my red anxiety: there is always time if you dedicate some time each day to academic tasks.

I confess that I have blue anxiety. There are tasks that burden me. But I don't run away, I face them. Blue anxiety is fought with courage. There is something I have learned in 20 years of academic activity: no matter how much anxiety a task produces in you, it can be done if you dedicate enough time and effort to it, no matter how complex it may seem.

In short: schedule the tasks you have to do, and assign them to specific days. If one day you can't work because of an unforeseen event and you don't finish your tasks, reschedule them. Planning instead of anxiety thresholds. Always face up to it.

Epilogue

It is Thursday. You arrive home after a morning's work at the hospital. Wirsung greets you with lots of energy. You quickly prepare a snack, put your dog on the leash and walk to the beach of San Juan. It is wonderful to live in Alicante. You play for 45 minutes with Wirsung on the beach. There comes a moment when the dog doesn't run back to the stick, he pants intensely and looks at you satiated. You go home and rest for half an hour on the sofa. It's five o'clock in the afternoon, time to analyze the data from Professor Carbajal's study. You have calculated that you need three days to do it, although you will probably do it in two (you always schedule things giving yourself a little more time in case unforeseen events arise). When analyzing the relationship between the volume of fluids administered to patients with acute pancreatitis you realize that the more volume they receive, the worse their evolution is. Strange, the books say aggressive fluid resuscitation is beneficial for acute pancreatitis patients...

Wirsung sleeps peacefully next to you.

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Es invierno en la estepa. Caminas solo, buscando comida. Desde la última gran caza de Mamuts ha pasado mucho tiempo, y la nieve cubre el paisaje. Solo aspiras a encontrar algún animal pequeño o raíces que mordisquear, lo que sea.

Oyes un ruido muy sutil, una pisada en la nieve. Te quedas paralizado mirando en la dirección de la que venía ese sonido, buscando su origen.

Un lobo. Está solo, como tú. Está delgado, pero es un buen ejemplar, en primavera será temible. Ahora languidece por el invierno. Tiene un ojo azul y otro marrón.

Huida o lucha. Debes decidir. Notas un tambor en el pecho, y energía en tus músculos. Huida o lucha.

Estás en una pendiente, cerca hay una colina. Llevas una rama de árbol como única arma. Es pesada y contundente. Huir cuesta arriba te da ventaja ya que, si el lobo ataca, le será difícil saltar encima de ti. Por otro lado, luchar y vencer te brindaría la oportunidad de comerte el hígado del lobo, un manjar. Una herida en la pierna en la lucha podría suponer tu muerte en unos días. O puedes acabar devorado.

Lobo te mira. Sopesa tu capacidad de lucha. Busca tus debilidades, predice tu fuerza. Tiene hambre, pero no eres un cervatillo enfermo, sino un humano con un palo.  

Retrocedes un poco hacia la colina, con el palo en alto, tenso, amenazante. El lobo no se mueve. Hueles tu propio sudor, a pesar del frío. El lobo probablemente huele tu miedo, el aire sopla en su dirección. Ganas altitud. El lobo decide huir, en poco tiempo lo pierdes de vista. El tambor de tu pecho tarda en calmarse.

20.000 años más tarde volvéis a coincidir. Te has reencarnado en un médico que está realizando su primer año de residencia en gastroenterología. Es invierno, pero el cambio climático lo hace suave. No hay problema en encontrar alimento, de hecho, acabas de comer un bocadillo y una bolsa de patatas fritas. Tienes la tarde libre. Tu perro, reencarnación de Lobo, te mira. Es un Husky Siberiano, tiene un ojo azul y otro marrón. Se llama Wirsung. Quiere que le des un buen paseo. Está un poco gordo, deberías medir la cantidad de comida que le pones, siempre te lo dice tu veterinaria.

Notas una punzada de ansiedad en tu abdomen. El deadline para enviar el abstract para el congreso de gastroenterología es el 1 de febrero. Quedan 3 semanas. Deberías empezar a escribirlo. Tienes los datos de 247 pacientes con pancreatitis aguda. Hay que analizarlos, interpretarlos y escribir el abstract. Es el primer trabajo que envías a un congreso, y no tienes claro cómo analizar los datos. La Dra. Ángela Carbajal, gastroenteróloga a cargo de la unidad de páncreas te explicó cómo hacerlo. Tomaste notas pero a la hora de la verdad, solo pensar en abrir el programa de estadística hace que sientas un tambor en el pecho. La Dra. Carbajal daba sus explicaciones demasiado rápido y tú nunca has usado ese programa. Las notas no serán suficientes para manejarte de forma efectiva. La punzada de ansiedad aumenta en tu abdomen. No peligra tu vida, ni siquiera tu integridad física, pero la ansiedad te seca la boca.

Wirsung empieza a lloriquear. Piensas que tener un perro es una responsabilidad. Un buen paseo le sentará bien, sobre todo con ese sobrepeso. Decides llevarlo a la playa, jugarás con él, le lanzarás un palo hasta que no pueda más. Al fin y al cabo, faltan 3 semanas...

Cuando quedan 6 días para el deadline del congreso ya no sientes ansiedad solo en tu abdomen. También en el pecho, te ahoga. Abres tu portátil. El programa de estadística te observa desde la frialdad de la pantalla de tu Mac. Miras las notas que tomaste con las intrucciones de cómo utilizarlo. Tambor en el pecho, no entiendes nada. Un sudor frío, de olor penetrante aparece en tus axilas.

Wirsung observa al humano. Decepcionado, recuerda situaciones similares del pasado. Cuando esto pasa, su dueño le da un paseo muy corto. Sin palo. Estará irritable los próximos días. No entiende muy bien por qué tiene miedo, puede olerlo. Cosas de humanos... Son muy raros.

Procrastinación, deadlines, ansiedad

¿Sabes de lo que hablo? Por supuesto que lo sabes. Todos lo sabemos.

Cuando tenemos que hacer tareas que implican un esfuerzo, podemos hacer dos cosas. Huida o lucha. Escape o afrontamiento. El problema es que si la tarea se asocia a una buena carga de ansiedad, la tentación de huir es muy grande.

Cuando procrastinas es porque hacer esa tarea te produce miedo e incertidumbre. No es que llevar a Wirsung a la playa te haga una persona ejemplar o que 3 semanas sean suficientes y no tenga sentido empezar a analizar el estudio. Te da ansiedad analizar el estudio. Y punto.

Procrastinar deriva del latín procrastinare, de pro (adelante) y crastinus, mañana. El diccionario Merrian-Webster lo define sucintamente como " to put off intentionally the doing of something that should be done".

Cuando has de hacer una tarea, hay dos tipos de ansiedad. Yo las llamo la ansiedad azul y la roja.

La ansiedad azul es la que te genera el hacer la propia tarea. Abrir el programa estadístico que no sabes usar, escribir un abstract cuando nunca lo has hecho o cuando no te sientes capaz de hacerlo bien, escribir una revisión de algo en lo que no tienes experiencia y no sabes por dónde pillarlo...

La ansiedad roja es la que se genera por las posibles consecuencias de no hacer a tiempo la tarea. Que no te dé tiempo a escribir el abstract, no lo puedas mandar y tengas que afrontar la ira de la Profesora Carbajal (su mirada, cuando se enfada, es dura y penetrante, observa directamente tu alma y tu debilidad).

Azul es miedo a hacer, roja es miedo a no hacer.

Partimos de un nivel de ansiedad azul, la que nos da el afrontar la tarea. Conforme se acerca el deadline va creciendo la ansiedad roja, el miedo a no hacer la tarea y afrontar las consecuencias. Hay un umbral, que llamaremos Equilibrio de Ansiedades de DeMadaria o EAD (espero pasar a la historia por esto, disculpad mi vanidad) en el que la ansiedad roja se equilibra con la azul y empezamos a hacer la tarea.

Cada persona tiene su EAD. Algunas hacen la tarea con un nivel de ansiedad roja menor (con lo que tienen más tiempo para hacerla) y otras necesitan mucha ansiedad roja (más cerca del deadline). Cuanto menor es tu umbral, más resolutivo eres, mejor trabajas.

Pero si lo piensas bien, esta forma de hacer tareas está movida por la ansiedad. No puedes disfrutar de hacer tareas académicas de esta manera, te hace ineficiente y vives en un estado prolongado de agonía y desesperanza. ¿Es posible salir de este sistema perverso?

Sí que es posible. Por supuesto.

En mis primeros trabajos de investigación como residente en gastroenterología me movía la ansiedad. Empecé a investigar en el campo de la hepatología con José María Palazón, un médico de mi servicio muy docente, un excelente hepatólogo. Recuerdo que nos reuníamos los dos con el asesor en estadística, José Sánchez Paya, médico de medicina preventiva (y la persona que me enseñó metodología de investigación). José nos explicaba cómo hacer las cosas y yo me bloqueaba, notaba la ansiedad en el abdomen, me perdía... Al final las cosas salían, pero a costa de mucha ansiedad azul y roja.

Con el tiempo aprendí a investigar, pero siempre había tareas que me daban ansiedad, es normal. Las tareas se acumulaban, empecé a llevar muchas cosas a la vez, a meterme en todo tipo de actividades. Llegó un momento que vivía con una ansiedad constante. Incluso llegué a creer que las actividades académicas se asocian de forma ineludible a la ansiedad, que es parte de investigar.

No es verdad. Es algo que hay que evitar.

¿Huida o lucha? Siempre lucha. Siempre afrontamiento en las tareas. Afrontamiento racional, poquito a poco, día a día.

Prográmate.

La única forma de salir del equilibrio de ansiedades es programar tus tareas día a día. Quitar la ansiedad de afrontar y la de las consecuencias de no hacer la tarea. Invertir un poco de tiempo todos los días en hacer tus tareas académicas (o no académicas, puedes programarte un buen paseo con Wirsung) de forma que no necesites el potente motor de la ansiedad para hacerlas.

El truco es decidir qué tareas haces cada día. Yo me programo las cosas que tengo que hacer cada 3 semanas aproximadamente. Veo en qué proyectos estoy metido, que artículos tengo que revisar o que escribir, qué charlas tengo que dar. Decido cuánto tiempo necesito para cada tarea y le asigno a cada una un día o días concretos, un momento de mi vida que dedicaré a esa tarea concreta. El repartirme el trabajo en esas 3 semanas me quita mi ansiedad roja: siempre hay tiempo si dedicas un rato todos los días a hacer tareas académicas.

Confieso que tengo ansiedad azul. Hay tareas que me dan agobio. Pero no huyo, afronto. La ansiedad azul se combate con valentía. Conociéndola. Hay algo que he aprendido en 20 años de actividades académicas: por mucha ansiedad que te dé una tarea, ésta se puede hacer si le dedicas el tiempo y el esfuerzo suficientes, por muy compleja que parezca.

En resumen: programa las tareas que has de hacer, asígnalas a días concretos. Si un día no puedes trabajar por algo inesperado y no cumples con tus tareas, reprográmate. Planificación en lugar de umbrales de ansiedad. Siempre afrontamiento

Epílogo

Es jueves. Llegas a casa tras una mañana en el hospital trabajando. Wirsung te recibe con mucha energía. Te haces un sándwich rápidamente, le pones la correa a tu perro y te vas andando a la playa de San Juan. Es maravilloso vivir en Alicante. Juegas 45 minutos con Wirsung en la playa. Llega un momento en el que el perro no corre de nuevo hacia el palo, jadea intensamente y te mira saciado. Vuelves a casa, descansas media hora en el sofá. Son las 5 de la tarde, es hora de analizar los datos del estudio de la Profesora Carbajal. Has calculado que necesitas tres días para hacerlo, aunque probablemente lo hagas en dos (siempre te programas las cosas dando un poco más de tiempo por si hay imprevistos). Al analizar la relación entre volumen de fluidos administrados a los pacientes con pancreatitis aguda te das cuenta de que cuanto más volumen reciben, peor es su evolución. Qué raro, los libros dicen que hay que dar fluidoterapia a agresiva a las pancreatitis...

Wirsung duerme a tu lado plácidamente.

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